Privacy statement

Allereerst
Wij bemiddelen mensen naar nieuwe functies of opdrachten. Dat is een kwetsbare dienst.
Het uiterst  confidentieel omgaan met de gegevens van
•    hen die wij benaderd hebben voor concrete vacatures of opdrachten,
•    dan wel diegenen die ons daartoe zelf hebben benaderd (gezamenlijk verder te noemen “Kandidaten”),
is essentieel voor onze bedrijfsvoering maar vooral voor de personen in kwestie.

Hier leggen wij uit hoe wij met jouw privacy omgaan:
•    welke gegevens wij verwerken
•    met welk doel
•    welke rechten jij hebt m.b.t. de verwerking van de persoonsgegevens waarover wij beschikken.
Hiernaast is er een document dat aangeeft “hoe wij werken”, waarin nader wordt ingegaan op de manier waarop wij met jouw persoonlijke gegevens omgaan. Dat vindt je ook op onze website.

Wie is xentys?
Xentys BV is gevestigd aan de Laan van Vredenoord 29A, 2289DA Rijswijk, kvk nr. 27346676.
Ten aanzien van jouw persoonlijke gegevens zijn wij de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ conform de wet AVG.
Onze functionaris voor gegevensbescherming is Maarten Smits van Oyen, te bereiken via maarten.smitsvanoyen@xentys.nl.

Met welk doel gebruiken wij jouw persoonlijke gegevens?
Hieronder vind je een overzicht van de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens opslaan. Daarbij is ook aangegeven welke gegevens wij opslaan en gebruiken, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door ons worden bewaard.

Bemiddeling voor vaste functies:
Doeleinde:    teneinde kandidaten te kunnen bemiddelen voor vacatures, dienen wij over  hun gegevens te beschikken. Onze bedrijfsvoering is erop gericht over de gegevens van geschikte kandidaten te kunnen beschikken.
Gegevens:    Curriculum Vitae, loopbaangegevens, contactgegevens, motivatiebrieven, verslagen van ons gesprek met kandidaten, foto’s, correspondentie en andere door de kandidaat zelf aangeleverde gegevens
Grondslag:    ofwel “gerechtvaardigd belang” (voor het verlenen van de dienst “bemiddeling voor vaste functies”) danwel wij beschikken over “toestemming” van de betrokken kandidaat
Ons belang:    commercieel belang
Bewaartermijn:    3 jaar

Bemiddeling voor interim opdrachten:
Doeleinde:    teneinde kandidaten te kunnen bemiddelen voor tijdelijke opdrachten, dienen wij over  hun gegevens te beschikken. Onze bedrijfsvoering is erop gericht over de gegevens van geschikte kandidaten te kunnen beschikken.
Gegevens:    Curriculum Vitae, loopbaangegevens, contactgegevens, motivatiebrieven, verslagen van ons gesprek met kandidaten, foto’s, correspondentie en andere door de kandidaat zelf aangeleverde gegevens
Grondslag:    ofwel “gerechtvaardigd belang” (voor het verlenen van de dienst “bemiddeling voor interim opdrachten”) danwel wij beschikken over “toestemming” van de betrokken kandidaat
Ons belang:    commercieel belang
Bewaartermijn:    7 jaar

Actief zoeken naar nieuwe kandidaten: zowel voor vaste als voor interim functies:

Doeleinde:    Voor sommige functies is adverteren en/of zoeken in onze database onvoldoende. Hiervoor gebruiken wij software die op zoek gaat naar kandidaten met een specifiek kunnen en kennen, de zgn skill set. Deze kandidaten komen op een project specifieke en tijdelijke ‘long list’ met search resultaat. De kandidaten op deze lijst worden vervolgens handmatig geselecteerd door een consultant  van Xentys en de data gebruikt om per e-mail of linked in bericht te attenderen op een mogelijk interessante vacature. Na gebruik wordt de tijdelijke file vernietigd.

Gegevens:    Loopbaangegevens, contactgegevens, foto’s, referenties beoordelingen (zgn endorsements van derden) en andere door de kandidaat zelf op publieke websites -zoals bij voorbeeld maar niet uitsluitend Linked In- aangeleverde gegevens.

Grondslag:    ofwel “gerechtvaardigd belang” (voor het verlenen van de dienst “bemiddeling voor interim opdrachten”) waaronder het vragen om toestemming van de betrokken kandidaat om deze te bemiddelen en daarvoor de gegevens op te slaan.

Ons belang:    Commercieel belang.

Bewaar termijn: 3 maanden. Dit is de typische looptijd van een procedure tot een getekende arbeidsovereenkomst. Verlenging kan alleen wanneer de procedure nog lopend is maar niet afgerond.

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?
Wij hebben jouw persoonlijke gegevens in bezit omdat je die ons zelf hebt toegestuurd (per mail), al dan niet via een intermediaire internetsite die vacatures en/of interim-opdrachten toont, dan wel doordat wij die op openbare internetsites (bijv. LinkedIn) hebben kunnen vinden.

Wat zijn jouw rechten?
Op basis van de wet AVG beschik je over een aantal rechten m.b.t. jouw persoonlijke gegevens en de verwerking ervan: INZAGE.
Je kunt jouw eigen persoonlijke gegevens wilt inzien die bij ons zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen via info@xentys.nl.

Wijzigen
Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien, kun je xentys daartoe verzoeken: gegevens wijzigen, verbeteren, aanvullen, afschermen of verwijderen.

Beperken van de verwerking
Je hebt onder voorwaarden, het recht om xentys te verzoeken de verwerking van jouw persoonlijke gegevens te beperken of te stoppen.

Recht van bezwaar
Je hebt recht op bezwaar tegen het verwerken van jouw gegevens, tenzij je ons expliciet toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken.

Gegevensoverdracht
Je hebt het recht om jouw persoonlijke gegevens van ons te verkrijgen, in het format zoals wij die in ons bestand hebben opgeslagen.

Toestemming intrekken
Je hebt altijd het recht om een eenmaal afgegeven toestemming tot verwerking van jouw gegevens, in te trekken. Dat geldt dan alleen voor toekomstige acties. Daardoor kunnen wij je mogelijk bepaalde diensten niet meer leveren.

Reactie door xentys
Een verzoek aan xentys svp opsturen aan info@xentys.nl. Jouw verzoek zal uiterlijk binnen 1 maand verwerkt worden. Indien wij jouw verzoek afwijzen zullen wij dat goed beargumenteren.

Ontvangers van de persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend met jouw toestemming gedeeld met onze opdrachtgevers. Deze opdrachtgever heeft een vacature waar jij belangstelling voor hebt, dan wel een interim-opdracht waar jij belangstelling voor hebt.

Kan dit privacy statement worden gewijzigd?
Dit privacy statement kan eenzijdig worden gewijzigd door xentys. Check het actuele privacy statement daarom regelmatig op de xentys-site.

Klachten/vragen
Voor vragen en/of klachten kun je binnen xentys terecht via info@xentys.nl.
Ook kun je contact opnemen met de nationale toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/privacyklacht-indienen).

privacystatement-flowchart