Gesprekken over de bezetting van een inkoopteam gaan vooral over de grote “brokken”. Een aanbesteding, een project dat begeleid moet worden, een ERP-implementatie. Die projecten zijn zichtbaar, hebben een planning en er wordt capaciteit voor vrijgemaakt.
Na ruim vijfentwintig jaar in dit vak durf ik te zeggen: de meeste inkoopteams zijn niet onderbezet voor hun projecten. Ze zijn onderbezet voor het werk dat tussen de projecten door moet gebeuren.
Het werk dat op geen enkele planning staat
Kijk naar een gewone week van een inkoper. Langsgaan bij een interne stakeholder, een leverancier die nog niet heeft gereageerd op een offerteaanvraag en nagebeld moet worden, een factuur die niet aansluit op de PO, een collega die hulp nodig heeft met een contract, etc.
Bij elkaar opgeteld is dit een groot deel van de week.
Aanbestedingen krijgen aandacht, de rest niet
Grote trajecten krijgen de aandacht die ze verdienen. Er is een stuurgroep, een planning, er zijn deadlines die iedereen kent. Als zo’n traject vertraagt, merkt de directie het.
Het dagelijkse werk heeft dat allemaal niet. Als het blijft liggen, merkt niemand het meteen. Het stapelt zich stil op, tot het op een ander moment, ergens anders, een probleem wordt.
Het werk zonder eigenaar
Een groot deel van dat werk heeft bovendien geen duidelijke eigenaar. Wie bewaakt de opzegtermijn van een contract dat de IT-afdeling ooit zelf heeft afgesloten? Wie controleert of een nieuwe leverancier aan alle voorwaarden voldoet?
In de praktijk gebeurt het niet of belandt het bij degene die zich geroepen voelt het op te pakken. Vaak is dat de meest ervaren inkoper in het team. Zo verdwijnt de tijd van je duurste mensen in het werk dat het minst zichtbaar is.
De tijd van de meest ervaren inkoper gaat vaak zitten in werk waar niemand eigenaar van is.
Waarom het nooit af is
Het verschil met projectwerk is dat dit werk geen einde heeft. Een aanbesteding wordt afgerond. Een contract wordt getekend. Maar leveranciers blijven leveren, contracten blijven lopen en de organisatie blijft vragen stellen.
Elk contract dat je afsluit, voegt werk toe voor de komende jaren: prestaties bewaken, verlengingen beoordelen, prijsindexaties controleren, het gesprek voeren als het misgaat. Een inkoopteam dat goed werk levert, creëert dus structureel méér werk voor zichzelf.
Het werk heeft geen seizoen, de bezetting wel
Het werk loopt het hele jaar door. De bezetting niet.
In Nederland zie je dat elke zomer. De bouwvak, de schoolvakanties, collega’s die drie weken weg zijn. Leveranciers draaien met een minimale bezetting of gaan een paar weken dicht. Maar klanten blijven om leveringen vragen, opzegtermijnen verlopen gewoon en de productie heeft haar onderdelen gewoon nodig.
Een opzegtermijn die in augustus verloopt, verloopt in augustus. Ook als degene die het contract beheert op een camping in Frankrijk zit.
Ziekte, verlof en vertrek
Naast de voorspelbare gaten zijn er de onvoorspelbare. Langdurige ziekte. Zwangerschapsverlof. Een collega die onverwacht vertrekt, met een opzegtermijn van een maand.
In een team van drie inkopers betekent één afwezige collega een derde minder capaciteit, terwijl het werk precies hetzelfde blijft. In kleinere organisaties is de inkoper soms de enige die weet welke contracten er lopen. Dan betekent één afwezigheid dat veel zaken niet meer opgepakt worden.
Een vacature staat langer open dan je denkt
En als iemand vertrekt, is het gat groter dan de meeste organisaties inschatten.
Goede inkopers zijn schaars en dat wordt de komende jaren niet beter; we schreven eerder over de vergrijzing in het vak en over de verborgen kosten van die schaarste. Een ervaren categoriemanager of strategisch inkoper vind je zelden binnen een paar weken. Reken eerder op maanden, plus een opzegtermijn, plus de tijd die iemand nodig heeft om de organisatie, de leveranciers en de lopende contracten te leren kennen.
Al die tijd loopt het werk door.
De verborgen kosten van “we vangen het intern op”
De reflex bij een gat in de bezetting is bijna altijd dezelfde: we vangen het intern op. De rest van het team neemt het over. Dat is loyaal, en voor een paar weken werkt het ook.
Maar kijk wat er in werkelijkheid gebeurt. Kortetermijnzaken worden direct opgepakt, langetermijnzaken schuiven op. Marktverkenningen en contractverlengingen zijn zaken die blijven liggen. Leveranciersgesprekken worden uitgesteld. En het team dat het opvangt, raakt vermoeid op precies het moment dat je dat het minst kunt gebruiken. Die kosten zie je niet op de korte termijn, die komen pas later in de vorm van een contract dat niet opnieuw is onderhandeld.
Capaciteit is geen piek, maar een basis
Het onderliggende probleem is een denkfout in hoe inkoopcapaciteit wordt begroot. Er wordt gerekend met de projecten, en het dagelijkse werk wordt gezien als iets wat er wel bij kan.
Het is andersom. Het dagelijkse werk is de basislast, en die is er altijd. De projecten komen daar bovenop. Wie de bezetting afstemt op een gemiddelde week zonder vakantie, ziekte of vertrek, heeft een team dat bijna nooit op sterkte is.
Interim is geen noodgreep
Hier komt tijdelijke inzet in beeld. Niet als noodgreep, maar als manier om capaciteit te laten meebewegen met een werklast die niet gelijkmatig is.
Een interim-inkoper is geen oplossing voor alles. Voor een structureel tekort heb je een vaste collega nodig. Maar voor een zwangerschapsverlof, een vacature die te lang openstaat, een aanbesteding die tijdelijk extra handen vraagt, een achterstand in contractbeheer die eerst moet worden weggewerkt, is het vaak de meest logische keuze.
Het voordeel is niet alleen de extra capaciteit. Een ervaren interim-professional is iets overgekwalificeerd, heeft in veel verschillende organisaties gewerkt, kent de materie, weet dus waar de pijnpunten meestal zitten en is daardoor snel ingewerkt.
Let wel op de spelregels
Wie tijdelijk iemand inhuurt, moet in Nederland rekening houden met verschillende wetten, zoals de Wet DBA en de Wtta. Sinds 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op schijnzelfstandigheid. In 2026 geldt nog een overgangsperiode: bij een vermoeden begint de Belastingdienst in principe met een bedrijfsbezoek en hooguit een waarschuwing, en er worden geen verzuimboetes opgelegd. Bij opzet of grove schuld kan wel al een boete volgen.
Vanaf 1 januari 2027 wordt er volledig gehandhaafd. Dat maakt interim-inzet niet riskant, maar de inrichting doet er wel toe: een duidelijk omschreven opdracht met een begin en een einde, en een zelfstandige die zich ook echt als ondernemer gedraagt. Wie het netjes regelt, hoeft nergens van te schrikken.
Vier vragen om je werkelijke capaciteit te meten
Hoeveel van de week gaat naar werk dat op geen enkele planning staat? Laat het team het twee weken bijhouden. Het antwoord verrast bijna altijd.
Hoeveel lopende contracten beheert elke inkoper? Niet hoeveel trajecten ze doen, maar hoeveel afspraken ze moeten bewaken.
Wat gebeurt er met het werk als één persoon drie maanden wegvalt? Als het antwoord “dat vangen we op” is, vraag dan: wat blijft er liggen?
Welke opzegtermijnen en verlengingen vallen in de zomer of rond de feestdagen? En wie let erop als de contracteigenaar er niet is?
Conclusie
Een inkoopteam is nooit klaar, en dat is geen teken dat het slecht werkt. Het is de aard van het vak: elk goed contract levert jaren werk op, en het dagelijkse werk stopt niet tijdens vakanties, ziekte of vacatures. Wie de bezetting alleen afstemt op de projecten, begroot het deel van het werk dat zichtbaar is en vergeet het deel dat de meeste tijd kost.
Plan daarom niet voor de gemiddelde week, maar voor de week waarin iemand ontbreekt. Die week komt altijd, en meestal in de zomer.
