Wat is de Kraljic Matrix?

Wat is de Kraljic Matrix?

De Kraljic Matrix is een belangrijk middel om het belang van inkoop inzichtelijk te krijgen, door deze te segmenteren naar inkoopcategorieën en per categorie een inkoopstrategie te ontwikkelen. De matrix is vernoemd naar Peter Kraljic, een Sloveense professor die de Kraljic matrix in 1983 introduceerde. Sindsdien is deze de basis voor vrijwel iedere inkoopstrategie.

De Kraljic matrix segmenteert inkoopcategorieën (zowel diensten als produkten) in 4 segmenten, gebruik makend van 2 factoren: financiële importantie enerzijds en de eenvoud waarmee wel/niet van leverancier geswitched kan worden (toeleveringsrisico/supply risk) anderzijds.

De Kraljic Matrix in de praktijk

De rol van de Kraljic Matrix bij het bepalen van de inkoopstrategie

Inkoopstrategie in de 4 segmenten

Hefboomproducten

Hefboomproducten zijn producten die aanzienlijke waarde hebben en dus grote financiële impact hebben en waarbij er voldoende potentiële leveranciers zijn (het toeleveringsrisico is klein). Voor het product of de dienst van iedere leverancier bestaan meerdere alternatieven en dus kan relatief makkelijk geswitched worden tussen produkten/leveranciers.

De strategie die hier wordt toegepast is “concurrentiestelling”: goed onderhandelen om maximaal gebruik te maken van de competitiviteit in de markt. Inkoopactiviteiten spitsen zich toe op tenderen van contracten, voor het bedrijf goede afspraken met leveranciers en het regelmatig aan marktomstandigheden aanpassen daarvan en een sterke focus op laagste TCO (Total Cost of Ownership = laagste integrale kostprijs gedurende de levensduur van het product of de dienst).

Strategische producten

Strategische producten/diensten hebben een groot belang voor de organisatie, doordat zij kritisch zijn voor het eindproduct, een hoge waarde hebben (een groot aandeel in de kostprijs) en daarmee grote invloed hebben op het bedrijfsresultaat (grote financiële impact). De leveranciers van deze producten/diensten zijn de belangrijkste leveranciers van de organisatie en dus is de hoeveelheid leveranciers klein. Het is niet makkelijk of erg kostbaar om van leverancier te veranderen. Hier is dus zonder meer sprake van afhankelijkheid van deze leveranciers, wat impact heeft op de machtsverhouding tussen de bedrijven.

Als gevolg hiervan is er vrijwel altijd sprake van een langdurige relatie met deze leveranciers, zodat een goede samenwerking van levensbelang is.

De strategie is gericht op intensieve en planmatige samenwerking (sommige organisaties gaan verder en hebben het over partnerschap) en wederzijdse betrokkenheid. Inkoopactiviteiten zijn gericht op uitwisseling van kennis en deskundigheid (bijv. technologische ontwikkeling) op verschillende niveaus en op het integreren van processen om de kosten te verlagen.

Routineproducten

Routineproducten zijn producten/diensten waar voldoende potentiële leveranciers beschikbaar zijn en dus eenvoudig verkrijgbaar, vaak een lage waarde hebben en daarmee een kleine invloed op het bedrijfsresultaat. Het aanbod is groot, de diversiteit aan producten is groot en de inkoop is nauwelijks bewerkelijk. “Voor iedere leverancier 10 anderen”.

De strategie is gericht op een eenvoudig inkoopproces, reductie van de logistieke kosten, leveranciersreductie, standaardisatie, beperkte contracten met basis afspraken met de leveranciers, vaste bestel- en factuurafhandeling routines.

Knelpuntproducten

Knelpuntproducten hebben financieel een relatief lage waarde en beperkte invloed op het bedrijfsresultaat, maar veroorzaken een grote invloed op het bedrijfsresultaat als hier problemen ontstaan (een groot afbreukrisico dus), omdat er nauwelijks alternatieve producten/diensten of leveranciers voorhanden zijn, er schaarste is, dan wel dat het zéér lastig of financieel zeer kostbaar is om van leverancier te veranderen. Een voorbeeld van een knelpuntproduct is een ERP applicatie. Denk bijvoorbeeld ook aan een monopolist als er hoge entreebarrières zijn voor leveranciers.

De strategie is dan gericht op risico beperkende maatregelen zoals het veiligstellen van levering, het ontwikkelen van alternatieven, het creëren van een voorkeurspositie bij de leverancier of het zoeken of zelfs creëren van andere leveranciers.

Welk type inkoper koppelen aan een segment?

Het is evident dat ieder van de bovengenoemde 4 segmenten niet alleen een andere inkoopstrategie vraagt maar dus ook een ander type inkoper.

Hefboomproducten

Vanwege de grote financiële impact zal dit opgepakt worden door een ervaren onderhandelaar zonder daarbij de relatie met de leverancier al te veel uit het oog te verliezen.

Strategische producten

Dit segment vereist veel aandacht van strategische inkopers, daarbij geregeld ondersteund door de directie gezien de grote importantie van deze categorie. De contracten met deze leveranciers zijn omvangrijk, er wordt langdurig over onderhandeld omdat de samenwerking met deze leveranciers intensief is, op alle niveaus van de organisatie.

Routineproducten

Inkoop wordt verricht door operationeel inkopers o.b.v. algemene inkoopvoorwaarden.

Knelpuntproducten

Vanwege de complexe relatie met de leverancier en anderzijds de beperkte financiële impact zal dit opgepakt worden door een strategisch inkoper in spé, daarbij gecoached door een strategisch inkoper.