Hoe de inkoopstrategie af te stemmen op de organisatie
De inkoopstrategie zal moeten worden afgestemd op de specifieke behoeften en eisen van een organisatie en de sector en omgeving waarin deze actief is.
Hoe te komen tot een inkoopstrategie?
De inkoopstrategie verschilt per bedrijf en is o.m. afhankelijk van de omvang en de business van een organisatie, de cultuur en de leiding. Een grote multinational zal een heel andere inkoopstrategie hebben dan een klein, lokaal bedrijf.
Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun inkoopstrategie is afgestemd op hun specifieke behoeften? Hier volgen enkele belangrijke stappen:
- Begrijp de behoeften en eisen van uw organisatie: Neem de tijd om de behoeften en eisen van uw organisatie te begrijpen, met inbegrip van de producten en diensten die nodig zijn, het beschikbare budget en de risico’s die moeten worden beheerd.
- Analyseer de sector: Begrijp de specifieke uitdagingen en kansen van uw branche, waaronder de regelgeving, het concurrentielandschap en de beschikbaarheid van leveranciers.
- Werk samen met stakeholders: Betrek hen bij het inkoopproces, waaronder werknemers, klanten en leveranciers. Dit moet ertoe bijdragen dat de inkoopstrategie aansluit bij de doelstellingen van de organisatie.
- Gebruik gegevens en technologie: Gebruik gegevens gestuurde analyse en technologie om het inkoopproces te ondersteunen. Dit kan helpen betere beslissingen te nemen, mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren en risico’s te beperken.
Een inkoopstrategie is dus gebaseerd op een grondige analyse van de bestaande situatie bij een bedrijf en de gewenste ontwikkeling ervan/toekomstverwachtingen en van de omgeving: klanten, leveranciers/aanbodmarkt, regelgeving en ook de maatschappij waarin de organisatie opereert.
Gewoonlijk vindt deze analyse beperkt of deels plaats. Tenslotte is er een historische situatie ontstaan die voor velen een gegeven is, zoals bijv. het wel/niet bestaan van een inkoop afdeling, de omvang van de verantwoordelijkheden die deze heeft, de manier van werken met leveranciers, etc.
De analyse die wel gedaan wordt moet gebaseerd zijn op alle relevante data/gegevens en op interviews. Kortom, de inkoopstrategie moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie en de sector waarin deze actief is. Teneinde een inkoopstrategie te ontwikkelen die de organisatie helpt succesvol te zijn.
Wat omvat een inkoopstrategie?
Een inkoopstrategie leidt tot keuzes t.a.v. onderwerpen zoals:
- de budgettering (bekostiging) van de inkoop organisatie.
- de opbouw van de inkoop organisatie zelf, de opleiding en begeleiding van de medewerkers nadat ze gestart zijn, etc.
- de afbakening van verantwoordelijkheden tussen de inkoopafdeling en de omliggende afdelingen en idem voor individuele functies
- de indeling van de totale inkoop in behapbare categorieën, zowel indirecte als directe inkoopcategorieën, hiervoor mede gebruik makend van de Kraljic matrix
- de verdeling van deze categorieën over functionarissen binnen de organisatie, bijv. IT inkoop wordt gedaan door IT zelf, maar de directe inkoop categorieën zijn verdeeld over de inkoop medewerkers
- het leveranciersbeleid per categorie (single of multi vendor) en indien multi vendor hoe verhouden de leveranciers zich t.o.v. elkaar (en waarom?)
- het financiële en autorisatiebeleid (betaaltermijnen, authorisatieniveaus, 3-weg matching van facturen, e.d.)
- de wijze van selecteren, contracteren en managen van leveranciers
- de te hanteren processen en hoe die worden ontworpen, gedocumenteerd, bij gehouden en hoe medewerkers hier soepel mee gaan werken (in opgeleid worden)
- welke tools (o.m. templates voor contracten, RfQ’s, RfI’s) en applicaties zijn daar voor nodig, hoe worden die geselecteerd, geïmplementeerd en bekostigd
- targets op inkoopvlak en aan wie die targets worden toe gewezen
Als u uw inkoopstrategie wilt evalueren en wilt zien hoe deze zich verhoudt tot best practices, kan Xentys u helpen. Xentys biedt een waaier van inkoopdiensten aan, waaronder strategic sourcing, procurement process optimization en supplier relationship management. Neem vandaag nog contact op met xentys voor meer informatie.
