Vroeger draaide onderhandelen binnen procurement vooral om het veiligstellen van de laagst mogelijke prijs. Dat was zeker het geval toen ik zo’n 30 jaar geleden een jonge inkoper was. Sindsdien is onderhandelen een stuk complexer geworden. Zoals zoveel dingen.
Procurement is tegenwoordig een strategische bedrijfsfunctie, wat betekent dat van inkopers niet langer alleen wordt verwacht de (out of pocket) kosten te reduceren maar ook kosten, risico’s, kwaliteit, duurzaamheid, leveranciersrelaties, productontwikkeling en de lange termijn continuïteit van de business in balans te brengen.
Met andere woorden: onderhandelen binnen procurement draait niet langer simpelweg om het winnen van een gesprek. Het gaat om het creëren van de beste langetermijnwaarde voor beide partijen, terwijl de bedrijfsbelangen beschermd blijven.
Dus hoe doe je dat succesvol?
Voorbereiding is de helft van het werk
Sterk onderhandelen begint al lang voordat je met een leverancier aan tafel zit. Door je goed voor te bereiden, creëer je onderhandelingskracht en duidelijkheid, wat het proces een stuk makkelijker maakt. Zonder voorbereiding wordt onderhandelen al snel reactief in plaats van strategisch.
Zorg voor interne afstemming
Interne afstemming is het meest complexe onderdeel van het hele proces, maar tegelijkertijd absoluut noodzakelijk. Dat betekent dat inkoop, financiën, bedrijfsvoering, juridische zaken en engineering op één lijn moeten zitten. Als er sprake is van een gebrek aan afstemming, merken leveranciers al snel dat er onduidelijkheid heerst, wat jouw onderhandelingspositie verzwakt, de besluitvorming later vertraagt of, nog waarschijnlijker, tot stevige problemen met jouw interne stakeholders zal leiden.
Definieer wat succes betekent
Wees zo specifiek mogelijk over hoe succes er voor jouw organisatie daadwerkelijk uitziet. Kijk verder dan alleen de target price en focus op total cost of ownership (TCO):
- kwaliteitsnormen
- levertermijnen
- betalingsvoorwaarden
- flexibiliteit en service
- financiële gezondheid
Een goedkopere leverancier heeft weinig waarde als vertragingen, slechte kwaliteit, onderhoudsproblemen of verstoringen in de supply chain later alsnog grote schade veroorzaken voor je organisatie.
Ken de aanbodmarkt
Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar verrassend veel inkopers onderschatten dit. De aanbodmarkt kennen betekent weten welke alternatieve leveranciers beschikbaar zijn, of er sprake is van schaarste, wat de kostenfactoren van leveranciers zijn, welke geopolitieke risico’s spelen en welke trends de sector beïnvloeden. Als je jouw markt kent, begrijp je wanneer en hoe je moet acteren richting leveranciers en loop je dus voorop in de ontwikkelingen.
Bijv. bij lage beschikbaarheid van bepaalde goederen of componenten werkt het juist tegen je om de prijs te drukken. Dan is het belangrijker om sterke relaties op te bouwen en de leveringszekerheid veilig te stellen.
Kies de juiste onderhandelingsstrategie
Niet elke onderhandeling moet op dezelfde manier worden aangepakt.
Een transactionele leverancier van kantoorartikelen vraagt om een totaal andere strategie dan een strategische leverancier van kritische productiecomponenten.
Gebruik hiervoor het Krajlic model:
- Voor strategische leveranciers (hoge waarde + beperkte mogelijkheid om te switchen van leverancier): kies voor samenwerking.
- Voor hefboom suppliers (hoge waarde + veel mogelijkheden om te switchen van leverancier): kies voor concurrentie stelling.
- Voor bottleneck suppliers (lage waarde + beperkte mogelijkheid om te switchen van leverancier): focus op leveringszekerheid.
- Voor routine suppliers (lage waarde + veel mogelijkheden om te switchen van leverancier): kies voor automatisering van de inkoop.
Met andere woorden: je onderhandelingsstrategie moet aansluiten op de importantie van de leverancier, het bedrijfsrisico en de langetermijnwaarde. Niet iedere inkoper is geschikt voor al deze typen leveranciers (en dus onderhandelingsbenaderingen).
Relaties zijn belangrijker dan ooit met strategische en bottleneck leveranciers
Om zaken nog complexer te maken is het ook van belang om je te realiseren wat het belang van jouw organisatie is voor de leverancier. In krappe markten zijn de beste leveranciers soms net zo selectief als de inkopers die hen willen contracteren.
Daarom is het van belang om je als klant te richten op lange termijn relaties . Als een leverancier vertrouwen heeft in jouw organisatie, is de kans groter dat zij:
- flexibiliteit bieden tijdens tekorten
- urgente leveringen prioriteit geven
- innovatiekansen delen
- ondersteunen tijdens lastige implementatiefases
- constructief meewerken wanneer problemen ontstaan
Relatieopbouw is vooral belangrijk bij strategische en bottleneck leveranciers, waar vervangen moeilijk, kostbaar of risicovol is.
Risico onderhandelen is nu een kernvaardigheid
De huidige zakelijke omgeving is veel minder voorspelbaar dan in 1990. Inkopers hebben vandaag de dag te maken met politieke spanningen, een volatielere markt, inflatie en veel strengere compliance-eisen.
Denk alleen al aan hoe ontwrichtend de COVID-19-pandemie was voor wereldwijde supply chains, of hoe de recente tariefverhogingen tussen de VS en andere landen geïmporteerde goederen direct duurder en minder voorspelbaar maakten.
Vandaag de dag controle houden betekent dat potentiële risico’s worden vertaald naar duidelijke contractuele afspraken. Stel daarom vragen zoals:
- Wie draagt het risico van kostenfluctuaties?
- Wat gebeurt er wanneer levertermijnen niet worden gehaald?
- Welke back-up opties hebben we als de leveringsketen is verstoord?
- Hoe worden duurzaamheidsverplichtingen gemonitord en gehandhaafd?
- Wie bezit de intellectuele eigendomsrechten?
Een paar stappen vooruitdenken is dus essentieel.
Dat betekent: vooraf duidelijke afspraken maken, de ongemakkelijke vragen vroeg stellen en ervoor zorgen dat beide partijen exact weten waar verantwoordelijkheden liggen als er problemen ontstaan.
Bouw je argumentatie op data
Inkoop beslissingen worden steeds meer data-gedreven en onderhandelen zou niet anders moeten zijn.
Inkopers hebben tegenwoordig toegang tot geautomatiseerde en AI-gedreven tools zoals SAP Ariba, Coupa, Oracle, Power BI en Ivalua. Deze geven inzicht in zaken zoals spend analyses, supplier performance en market intelligence die je kunt gebruiken om je onderhandeling sterker te onderbouwen.
Als je bijvoorbeeld zegt:
“De afgelopen zes maanden kwam 18% van jullie leveringen te laat binnen, wat direct heeft geleid tot 20 uur stilstand in onze productie”
dan kom je een stuk overtuigender over dan wanneer je zegt:
“Jullie service was niet goed.”
Leun daarom op wat de data laat zien en gebruik dat om je standpunten kracht bij te zetten.
De beste onderhandelaars denken op lange termijn
Het doel van onderhandelen moet geen korte termijnwinst zijn die op lange termijn schade veroorzaakt.
De beste procurement professionals kijken verder dan het directe contract en focussen op duurzame businessresultaten.
Soms betekent dat een iets hogere prijs accepteren voor meer betrouwbaarheid.
Soms betekent het meer tijd investeren aan de voorkant om later dure conflicten te voorkomen.
Soms betekent het volledig weglopen.
Goed onderhandelen vraagt om discipline, niet om ego.
In 2026 zijn de inkopers die succesvol zijn degenen die commerciële scherpte combineren met relatiemanagement, strategisch denken en risicobewustzijn.
