Inhoudsopgave
Samenwerking tussen jou als interim-professional en Xentys
Xentys houdt zich (naast search) bezig met detachering- en interim management binnen de inkoop, logistieke en operations disciplines. Functies van senior medewerker, project manager t/m directeur. Wij werken op basis van een dynamisch bestand aan interim’ers die wij allen gesproken hebben en in wie wij het vertrouwen hebben dat zij díe opdrachten die hen op het lijf geschreven zijn, succesvol zullen uitvoeren.
In dit document geven wij je een korte beschrijving van onze werkwijze en van de issues die in de samenwerking een belangrijke rol spelen. Je kunt dit document het best beschouwen als een “Code of conduct” voor de wijze waarop wij als bureau en jij als interim-manager idealiter met elkaar omgaan.
FREE WHITEPAPER
Verlaag Total Cost of Ownership (TCO) met de Kraljic Matrix
Download onze gratis whitepaper en leer hoe u uw inkoopstrategie kunt optimaliseren.
Hoe werkt Xentys
Het succes van een opdracht staat of valt met de “match” tussen de interim’er en de opdracht, plus het zorgvuldig uitvoeren van de opdracht.
Dit houdt in dat wij een aantal basisregels hanteren:
Ons bestand
- wij werken uitsluitend op basis van een zorgvuldig geselecteerd bestand aan interim’ers die wij allen gesproken hebben en kennen en die wij snel kunnen selecteren aan de hand van een aantal criteria;
- professionele ervaringen met de interim’er worden ingebracht in ons bestand.
Aanvraag & intake
- iedere opdracht wordt gestart met een Intake (Situatie en Opdracht Analyse), liefst bij de opdrachtgever, soms helaas per telefoon, waarbij deze wordt geïnterviewd zodat wij ons een goed beeld van de klant en de opdracht kunnen vormen.
Werving
- op basis van de opdrachtformulering en de organisatieschets stellen wij een eisenprofiel op;
- omdat het een tijdelijke functie betreft, verwacht de opdrachtgever dat u snel ingewerkt bent en output levert. Dat betekent dat wij bij de selectie van kandidaten zullen zoeken naar licht overgekwalificeerde personen;
- iedere vacature wordt op onze site en een aantal jobsites geplaatst. Tevens ontvangen de voor deze opdracht uit ons bestand geselecteerde professionals een persoonlijke mail met de opdrachtomschrijving. Via één van deze kanalen kun je jouw belangstelling kenbaar maken;
- voor lastig invulbare functies, benaderen wij kandidaten ook direct;
- de door ons uiteindelijk geselecteerde interim’ers worden door ons uitgebreid persoonlijk gesproken of telefonisch geïnformeerd, waarbij uiteraard tevens zaken als tarief, doorlooptijd en inzet worden besproken.
Onze aanbieding
- de opdrachtgever ontvangt vervolgens de aanbieding met het CV van de interim’er en ons verslag van het gesprek met de interim’er n.a.v. de opdracht;
- in één of meerdere kennismakingsgesprek(ken) tussen opdrachtgever en interim’er, wordt nagegaan of er een klik is tussen partijen en of de inhoudelijke kennis op het gewenste peil is.
Project-uitvoering
- komen partijen tot overeenkomst, dan gaan wij een contract aan met de interim’er en separaat met de opdrachtgever;
- de interim’er krijgt zo nodig/wenselijk een “schaduwmanager” toegewezen.
Free whitepaper
Project Procurement in the Machine Building Sector
Nog geen opdracht…
Zolang je bij ons ingeschreven staat, maar niet via ons op een opdracht “zit”, is de samenwerking liefst als volgt:
- je zoekt zelf actief naar interessante opdrachten, mogelijk via onze uitingen (zie ‘Werving’);
- Xentys benadert je als wij van mening zijn dat jouw achtergrond goed past bij een lopende aanvraag;
- Wijziging van NAW gegevens of in jouw CV graag zo spoedig mogelijk doorgeven.
Op zoek naar een nieuwe opdracht
Het samenspel tussen een bureau en jou als interim-professional kent (in deze fase) een aantal karakteristieken, die je moet kennen en waarmee gedegen rekening gehouden moet worden om drie partijen (jij, het bureau en de opdrachtgever) succesvol te laten zijn:
- Een bureau verricht voor jou de acquisitie van de opdracht en ontvangt daarvoor een vergoeding zodra je met de opdracht bezig bent;
- Een bureau heeft vele interim-professionals in zijn bestand;
- Waarschijnlijk werk je met meerdere bureaus samen om de continuïteit van opdrachten te waarborgen;
- De drempel om toe te treden tot de markt van bureaus is klein, wat maakt dat er onder de bureaus soms ook (financieel of moreel) zwakkere partijen te vinden zijn;
- Deze business is vrij snel : aanvragen moeten snel ingevuld worden;
- Aanvragen worden vrijwel altijd bij meerdere bureaus neergelegd;
- Een bureau introduceert vrijwel altijd meerdere kandidaten per aanvraag.
Vertrouwen en betrouwbaarheid van partijen zijn van groot belang om gezamenlijk (drie partijen) succesvol te worden. Er is echter een grote kans op opportunisme.
Om niet in die valkuil te stappen, adviseren wij om je (de interim-professional) in deze fase een aantal gedragingen eigen te maken:
- Kies met zorg de bureaus waarmee je wilt samenwerken;
- Zorg ervoor dat jouw gegevens en jouw CV nooit zonder uw medeweten door een bureau bij een opdrachtgever worden neergelegd;
- Zorg er helemaal voor dat jouw gegevens en CV nooit via meerdere bureaus bij één en dezelfde opdrachtgever terecht komen;
- Wees open en transparant bij start van een nieuw “sollicitatie” proces, bijv. via Xentys, over uw al lopende “sollicitaties” en maak afspraken vooraf omtrent de termijn waarop je (al dan niet exclusief) beschikbaar blijft voor die aanvraag;
- Informeer ons (Xentys) pro-actief als zich wijzigingen voordoen in de status van lopende sollicitaties. Heb er begrip voor dat wij er alle belang bij hebben om, op het moment dat jouw gegevens bij een opdrachtgever zijn neergelegd, dat traject ook succesvol met je af te ronden. Haak je voortijdig af dan kun je een beschadigde relatie met ons tegemoet zien. Die wordt genoteerd in ons bestand !
- ga niet om ons (Xentys) heen direct naar onze opdrachtgever, dit is niet professioneel en zal vaak leiden tot het einde van jouw relatie met Xentys.
Wat mag je in deze fase van Xentys verwachten ?
- Een eerlijke en transparante communicatie over de aanvraag;
- wij houden je pro-actief geïnformeerd omtrent het verloop van de aanvraag en jouw belangstelling daarvoor;
- Wij stellen alles in het werk om de opdracht voor je binnen te halen;
- wij rekenen een marge van ca. 20% van het verkooptarief en bieden jou een all-in tarief (incl. woon-werk verkeer)
Tijdens de opdracht
In een opdracht draait het om een beperkt aantal essentiële zaken :
- kennis en ervaring
- communicatie/gedrag.
Op kennis en ervaring kunnen wij je redelijk objectief “matchen”. Voor communicatie en gedrag is dat al lastiger. In de praktijk blijken de belangrijkste redenen dat sommige opdrachten voortijdig beëindigd worden, gelegen in communicatie/gedrag. Vaak hele triviale zaken. Daarom hierbij een aantal hints:
- je levert voor alles een ‘kwaliteitsproduct’ af, je acteert als professional;
- het belang van de opdrachtgever staat altijd voorop;
- je vermijdt het ontstaan van een “conflict of interest” bij de vervulling van uw werkzaamheden;
- je houdt je bij de uitvoering van jouw werkzaamheden aan wet- en regelgeving en aan maatschappelijk geaccepteerde normen en waarden;
- je stelt liever te veel vragen aan Xentys, dan te weinig; waar nodig roep je hulp in;
- je vertoont diplomatiek gedrag (hoewel er situaties denkbaar zijn waar dit gedrag juist niet past);
- je communiceert open en zonder verborgen agenda;
- luisteren is veel belangrijker dan spreken;
- je bent beleefd en vriendelijk in de omgang, ongeacht rang of stand;
- wanneer de situatie dat vereist stel je je kwetsbaar op, je vergroot hierdoor acceptatie;
- emotioneel gedrag leidt tot onbegrip, blijf daarom altijd rustig (beheerste emotionaliteit is soms passend);
- gedrag waarbij macht wordt getoond, boezemt geen gezag in en het gaat juist om gezag;
- jouw kleding is aangepast aan de omgeving;
- afspraak is afspraak, gedane toezeggingen worden nagekomen;
- je blijft jezelf en tegelijk ook professioneel;
- in probleemsituaties probeer je in de huid van de ander te kruipen, het vergroot de kans en uitzicht op (goede) oplossingen.
Niet te vergeten:
- Wij gaan een samenwerkingscontract met jou aan en houden ons aan de fiscale en juridische regels (wet DBA o.m.)
- Indien jij, de opdrachtgever en/of wij dat op prijs stellen, wordt je tijdens de interim opdracht begeleid door een zgn. schaduwmanager;
- Gaat een opdracht niet naar wens, dan openbaart zich dat meestal in de eerste maand. In die periode moeten jij en wij veel contact met elkaar hebben. Gaan zaken niet helemaal naar wens, dan kunnen en willen wij je graag helpen, maak daar gebruik van. Eventuele ontsporingen kunnen dan snel en adequaat opgelost worden. Dat lukt niet meer als er een onomkeerbare situatie is ontstaan!
- Maak op gezette tijden (gewoonlijk wekelijks) een rapportage van jouw werkzaamheden en jouw resultaten, vooral voor de opdrachtgever;
- Zodra jij via/voor ons werkzaam bent, wordt je uitgenodigd voor door ons georganiseerde interim bijeenkomsten;
- Om te kunnen factureren hebben wij na afloop van iedere kalendermaand jouw urenstaat over die maand nodig. Jij hebt daarvoor van ons een template (Excel) gemaild gekregen. Laat die direct na einde van de kalendermaand voor akkoord tekenen door de opdrachtgever en mail die dan aan ons;
- Wij betalen je direct na ontvangst van betaling door de klant/opdrachtgever. Wij hanteren een betaaltermijn tussen opdrachtgever en ons van 30 dagen.
Nieuws
Hoe succesvol te onderhandelen als inkoper in 2026
Vroeger draaide onderhandelen binnen procurement vooral om het veiligstellen van de laagst mogelijke prijs. Dat was zeker het geval toen ik zo’n 30 jaar geleden een jonge inkoper was. Sindsdien is onderhandelen een stuk complexer geworden. Zoals zoveel dingen. Procurement is tegenwoordig een strategische bedrijfsfunctie, wat betekent dat van inkopers
Supplier risk intelligence: waarom leveranciers risicomanagement belangrijker is dan ooit
De impact van geopolitieke spanningen, handelstarieven, sancties, cyberdreigingen en verstoringen in de supply chain Een veranderende realiteit voor procurement De omgeving waarin procurement opereert is fundamenteel veranderd. Supply chains zijn internationaler, complexer en afhankelijker geworden van een beperkt aantal kritieke leveranciers en regio’s. Tegelijkertijd nemen externe risico’s toe en worden
De verborgen kosten van schaarste in procurement talent
Hoe onderbezette inkoopteams leiden tot burn-out, verhoogde operationele risico’s en verminderde strategische impact Een groeiend probleem met onderschatte impact In veel organisaties staat procurement onder toenemende druk. Supply chains zijn volatieler geworden, afhankelijkheden van leveranciers nemen toe en de verwachtingen vanuit de business verschuiven richting snelheid, flexibiliteit en strategische bijdrage.
De groeiende risk gap in procurement
Procurement staat vandaag de dag in de frontlinie als het gaat om het managen van bedrijfsrisico’s. Jarenlang draaide het vooral om kostenbeheersing, contractmanagement en vroegtijdig betrokken worden bij projecten, is het speelveld de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Geopolitieke spanningen, verstoringen in internationale supply chains, prijsvolatiliteit en strengere regelgeving zorgen ervoor
