img-2
Inkoopproces

Wat houdt het inkoopproces in?

Inhoudsopgave

Inkoop vormt een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering van iedere organisatie. Onder het inkoopproces verstaan we de totale inkoop van producten, goederen en diensten die het bedrijf nodig heeft voor zijn activiteiten. Onder dit proces vallen het herkennen van behoeften, het vinden van leveranciers, het onderhandelen over voorwaarden, het bestellen en het toezien op kwaliteit en levering. Een goed georganiseerd inkoopsysteem kan kosten besparen, de efficiëntie maximaliseren, de kwaliteit van producten en diensten garanderen en een goede relatie met leveranciers onderhouden. Een goed inkoopproces kan tevens tot nieuwe samenwerkingsmogelijkheden en meer winstgevendheid leiden.

Inkoopproces

Het belang van het inkoopproces voor bedrijven

Het inkoopproces, met de juiste stappen, is van groot belang voor bedrijven en organisaties. Het stelt hen in staat geschikte producten, goederen en diensten te verkrijgen voor hun activiteiten. Een georganiseerd inkoopproces resulteert in tijdige levering van kwaliteitsmaterialen, -onderdelen en -producten tegen de beste prijs. Bovendien biedt het de mogelijkheid om met betrouwbare leveranciers sterke relaties op te bouwen, wat resulteert in een stabiele levering van producten en diensten. Door te investeren in tactische inkoop en het inkoopproces kunnen bedrijven onder meer hun kosten verlagen. Daarnaast kunnen bedrijven hun efficiëntie verhogen en beter inspelen op veranderingen in de markt.

Verlaag Total Cost of Ownership (TCO) met de Kraljic Matrix​

FREE WHITEPAPER

Verlaag Total Cost of Ownership (TCO) met de Kraljic Matrix
Whitepaper: TCO-KraljicMatrix [NL]

Het verschil tussen inkoop en procurement

Inkoop en procurement zijn termen die vaak door elkaar worden gebruikt, hoewel ze deels overlap hebben zijn het toch verschillende processen. Inkoop is het proces van het kopen van producten of diensten van externe leveranciers, terwijl procurement een ruimer begrip is dat naast inkopen activiteiten omvat zoals voorraadbeheer, contractbeheer en transport.

Het duidelijk onderscheiden van inkoop en procurement is essentieel voor een succesvol beheer van het inkoopproces. Inkoop richt zich specifiek op het verkrijgen van producten, goederen en diensten met een passende prijs en kwaliteit. Procurement is een ruimer begrip dat naast inkopen activiteiten omvat zoals voorraadbeheer, contractbeheer en transport. Bij procurement ligt de nadruk op het genereren van waarde voor de organisatie door een complete aanpak van de inkoopactiviteiten.

Kortom, Inkoop en procurement worden vaak in dezelfde context genoemd, maar procurement omvat een reeks activiteiten die verder gaan dan de aankoop van goederen en diensten van bepaalde leveranciers.

Het inkoopproces stappenplan

Het inkoopproces bestaat uit vijf stappen: specificatie, selectie, contractvorming, bestelling en nazorg. Hieronder lichten we de stappen nader toe:

  1. Specificatie: In deze eerste fase identificeert het bedrijf de behoeften en vereisten voor de benodigde goederen en diensten. Hierbij zal rekening worden gehouden met factoren zoals kwaliteit, prijs, leveringstermijnen en betrouwbaarheid.
  2. Selectie: Het bedrijf selecteert in de tweede fase potentiële leveranciers op basis van hun vermogen om aan deze eisen te voldoen. Ook worden er onderhandelingen gevoerd over de voorwaarden van de overeenkomst.
  3. Contractvorming: In de contractvorming fase worden alle afspraken en voorwaarden schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst tussen het bedrijf en de potentiële leveranciers. De inkoper binnen het bedrijf zorgt daarnaast ook voor heldere randvoorwaarden.
  4. Bestelling: Na de contractvorming en een aantal discussies met leveranciers plaatst het bedrijf normaliter een bestelling bij de geschikte leverancier en wordt de levering van de goederen of diensten geregeld.
  5. Nazorg: Tot slot houdt het bedrijf contact met leveranciers. Dit houdt in dat het bedrijf de kwaliteit van de geleverde goederen en diensten controleert, de facturen verifieert en eventuele klachten of problemen afhandelt. Door het volgen van deze stappen kan het inkoopproces worden gestructureerd en geoptimaliseerd. Uiteindelijk zorgt dit cyclisch inkoopproces dat bedrijven kosten kunnen besparen en beter kunnen concurreren in de markt.
Banner Project Procurement in the Machine Building Sector

Free whitepaper

Project Procurement in the Machine Building Sector
Whitepaper: Project Purchasing in Machinebuilding

Belangrijke aspecten

Aankoopprocessen vereisen, zoals eerder aangegeven, een reeks stappen die moeten worden doorlopen om doelen te bereiken. Het identificeren van leveranciers is belangrijk voor het verkrijgen van kwaliteitsproducten en -diensten met een passende prijsstelling. Door te onderhandelen over contracten kunnen partijen gunstige voorwaarden overeenkomen en tegelijkertijd de risico’s beperken. Het correct plaatsen van bestellingen, het opvolgen van leveringen en betalingen zorgen voor de efficiëntie en doeltreffendheid die nodig zijn voor een succesvolle en duurzame inkoop.

De aspecten van inkoop zijn het beheer van relaties met leveranciers, nauwe samenwerking en regelmatig contact. Zorgvuldig beheer van leveranciers kan de kwaliteit van producten/diensten ten goede komen, innovatie aanmoedigen, risico’s beperken en duurzaamheid bevorderen.

Het evalueren van het inkoopproces en direct inzicht zijn de key factoren voor succes. Het monitoren van maatstaven zoals eigendomskosten, levertijden en kwaliteit van producten/diensten kan helpen het operationele proces voortdurend te verbeteren.

Inkoopstrategieën

Laten we wat dieper ingaan op de verschillende soorten inkoopstrategieën. Ontdek hoe de juiste inkoopstrategie de efficiëntie kan verbeteren, kosten kan verlagen en de algehele prestaties van je organisatie kan optimaliseren.

De verschillende inkoop strategieën

Er zijn verschillende strategieën die bedrijven kunnen gebruiken om hun inkoopprocessen te verbeteren en kosten te besparen. Total cost of ownership is een populaire strategie waarbij bedrijven niet alleen kijken naar de aankoopprijs van een product, maar ook naar de totale kosten van de hele levenscyclus van het product. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onderhouds- en reparatiekosten. Bedrijven kunnen hierdoor de meest kosteneffectieve oplossing kiezen voor hun behoeften. Strategic sourcing is een andere strategie waarbij bedrijven hun inkoopactiviteiten structureren rondom specifieke product- of dienstencategorieën. Dit zorgt op de lange termijn voor betere prijzen en voorwaarden voor de benodigde producten of diensten. E-procurement is een strategie die het gebruik van elektronische platforms en tools omvat om het inkoopproces te vereenvoudigen en te automatiseren. Dit kan leiden tot hogere efficiëntie en kostenbesparingen. Door gebruik te maken van deze strategieën kunnen bedrijven hun inkoopprocessen optimaliseren, kosten besparen en concurrerend blijven in de markt. Door een duidelijk inzicht in de strategie weet je als inkoper ook beter waar je aan toe bent en kan er als een hecht team samengewerkt worden.

Vind een inkoper via xentys

Bij xentys, uw ervaren inkoop recruitment bureau, helpen wij u graag met het vinden van de juiste professional voor uw inkoopteam. Stuur vandaag nog een bericht en versterk uw inkoopafdeling.

Meten en verbeteren van het inkoopproces

In deze sectie zullen we bespreken hoe het inkoopproces gemeten en geëvalueerd kan worden. Het meten van het inkoopproces is van vitaal belang om de efficiëntie te verbeteren en tegelijkertijd de kosten te verlagen. 

Hoe kun je het inkoopproces meten en evalueren?

Evaluatie van het inkoopproces is noodzakelijk om het te optimaliseren en tegelijk de kosten te verlagen. Om het proces te meten en te beoordelen kunnen prestatie-indicatoren (KPI’s) worden gebruikt, zoals de tijd voor het plaatsen en ontvangen van bestellingen, de inkoopkosten en de kwaliteit van producten of diensten.

Regelmatige verslagen van de prestaties van het inkoopproces kunnen waardevolle maatstaven opleveren om de efficiëntie ervan te beoordelen en te evalueren. Deze verslagen zorgen voor cruciaal inzicht en helpen met het vaststellen van knelpunten.

Het meten en evalueren van het inkoopproces kan bedrijven helpen gebieden voor verbetering te identificeren en concurrentievoordelen mogelijk maken. Hoewel het een investering van tijd en middelen vereist, zal er na verloop van tijd de winstgevendheid ten goede komen.

Het belang van verbetering en aanpassing aan veranderende omstandigheden

Het inkoopproces is dynamisch en vereist voortdurende verbetering en aanpassing. Bedrijven moeten proactief nieuwe mogelijkheden identificeren, nieuwe processen en technologieën implementeren. Door regelmatig te communiceren met leveranciers en klanten kunnen zij de behoeften beter begrijpen, een concurrentievoordeel behouden en de algehele prestaties verbeteren. Het opstellen van een duurzaam en dynamisch inkoopproces zal resulteren in een hogere klanttevredenheid, kostenbesparingen en een hogere winst op lange termijn.

Nieuws

Wat is een freight forwarder
Inkoop Kennis

Wat is een freight forwarder?

Een freight forwarder, ook wel expediteur genoemd, is een essentiële schakel in de logistieke keten. Deze partij organiseert en coördineert het transport van de goederen van de ene locatie naar de andere. In dit kader moeten de benodigde transportmiddelen, zoals vrachtwagens, schepen of vliegtuigen, worden geregeld en de benodigde douaneformaliteiten

Lees verder >
Wat is strategische inkoopplanning?
Strategische Inkoop

Wat is strategische inkoopplanning?

Strategische inkoopplanning is een essentieel onderdeel van het inkoopproces binnen bedrijven. Het richt zich op het ontwikkelen van een plan om producten en diensten zo efficiënt en kosteneffectief mogelijk in te kopen, waarbij gelet wordt op de lange-termijndoelen en de overkoepelende bedrijfsstrategie. Een strategisch inkoopplan helpt bedrijven om betere relaties

Lees verder >
Wat zijn de drie strategische inkoopstrategieën
Strategische Inkoop

Wat zijn de drie strategische inkoopstrategieën?

In de inkoopwereld zijn er drie belangrijke inkoopstrategieën waarmee bedrijven hun inkoopprocessen kunnen optimaliseren en concurrentievoordelen kunnen behalen. Deze strategieën zijn essentieel voor het beheersen van kosten, het minimaliseren van de risico’s en het ontwikkelen van langdurige relaties met leveranciers. Deze drie strategieën zijn: strategische inkoop, tactische inkoop en operationele

Lees verder >
Wat is een inkoopstrategie
Inkoop Kennis

Wat is een inkoopstrategie?

Een inkoopstrategie is een plan dat organisaties gebruiken om hun inkoopprocessen te optimaliseren. Het doel van een inkoopstrategie is om goederen en diensten van de juiste kwaliteit, tegen de beste prijs en op het juiste moment te verkrijgen. Dit omvat het selecteren van de juiste leveranciers, onderhandelen over gunstige voorwaarden

Lees verder >
Scroll naar boven