Wat is een elektronisch aanbestedingssysteem (e-tendering)?
E-tendering, ook bekend als “e-auctioning” betreft het gebruik van een e-auctioning platform (zoals Mercell/Negometrix) om zeer competitief, online en real-time te komen tot de beste prijsstelling. Meerdere vooraf geselecteerde leveranciers kunnen tegelijk aanbieden op dezelfde produkten of diensten om uiteindelijk (aan het eind van de e-auction) de opdracht te kunnen winnen. Vooraf is een procedure gecommuniceerd met alle aanbieders voor de wijze waarop de e-auction zal plaatsvinden.
Randvoorwaarden
Vooraf gekwalificeerde leveranciers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de a-auction. Zij zijn geheel akkoord met de contractuele afspraken die de klant met hen heeft gedeeld en er is nog slechts een beperkt aantal issues dat d.m.v. de e-auction overeengekomen dient te worden, bijv. de prijsstelling en de levertermijn. e-tendering is geschikt voor bepaalde categorieën produkten, in termen van de Kraljic matrix vooral de routine produkten en de hefboom produktcategorieën. M.n. tastbare produkten komen in aanmerking. In geval van services is het lastiger het product eenduidig te specificeren, resp. kunnen achteraf onduidelijkheden ontstaan. Ook moet van tevoren goed nagedacht worden over de eventuele repercussies die een e-auction kan hebben op de toekomstige relatie met de geselecteerde leveranciers.
Voordelen van e-tendering
1. Lagere kostprijzen
Uit een studie (Kumar, 2013) is gebleken dat het gebruik van e-aanbesteding tot aanzienlijke kostenbesparingen voor bedrijven kan leiden. Een kostenbesparing van 5-15% op de inkoopkosten te realiseren (Kumar, 2013). Deze besparingen werden bereikt door een combinatie van meer concurrentie tussen leveranciers, lagere transactiekosten en eenvoudiger onderhandelingen.
2. Volslagen transparante prijsvorming
Alle aanbieden partijen kunnen real-time de aanbiedingen van de andere (geanonimiseerde) aanbieders volgen en daarmee zien in welke mate men tijdens het online biedingsproces competitief is.
Nadeel van e-tendering
Het is al genoemd, het is van belang om goed na te denken voor welke categorieën produkten e-tendering wordt ingezet. De relatie met de geselecteerde leverancier zal na het biedingsproces in ieder geval niet gebaseerd zijn op wederzijdse chemie, wat weer kan leiden tot gedoe in de relatie die zich moeilijk in geld laat uitdrukken. Dus, de leverancier zal zeker geen strategische produkten kunnen leveren.
Conclusie
Indien e-tendering (of e-auctioning) met veel beleid wordt ingezet zal het zijn nut hebben. Belangrijk is dus om met veel beleid met deze tool om te gaan.
Referenties:
Kumar, V. (2013). E-aanbesteding: voordelen en uitdagingen. International Journal of Information Management, 33(2), 181-189.
