Wanneer je je als inkoper bezig houdt met internationale handel, is het essentieel om de juiste Incoterms te kiezen. De Incoterms (korte aanduiding van International Commercial Terms) zijn gestandaardiseerde regels die de verplichtingen van kopers en verkopers in internationale transacties vastleggen. Deze leveringsvoorwaarden bepalen wie verantwoordelijk is voor de betaling van de kosten, de verzekering en het transport van de goederen. Ook het risico van verlies of schade van de goederen tijdens het transport wordt in de Incoterms verdeeld tussen koper en verkoper.
Bij de keuze van de juiste Incoterms spelen verschillende factoren een rol, zoals de aard van de goederen, de vorm van transport (bijvoorbeeld vervoer over water of multimodaal transport) en de afspraken tussen koper en verkoper. Duidelijke afspraken over wie welke kosten en risico’s draagt is belangrijk om onverwachte kosten, vertragingen en misverstanden te voorkomen. In veel gevallen zijn de Incoterms een essentieel onderdeel van een internationale handelstransactie. Ze dragen bij aan een efficiënte levering van de goederen op de plaats van bestemming.
Verantwoordelijkheden en risico’s
Het goed begrijpen van de verplichtingen van zowel de koper als de verkoper is cruciaal bij de keuze van de juiste Incoterms. Verschillende Incoterms brengen verschillende verantwoordelijkheden met zich mee. Bij de Incoterm CIF (Cost, Insurance and Freight) is de verkoper verantwoordelijk voor de kosten en de verzekering tot de plaats van bestemming, maar gaat het risico al over op de koper zodra de goederen aan boord van het schip geladen zijn. Bij de Incoterm EXW (Ex Works) daarentegen is de koper verantwoordelijk voor vrijwel alle kosten en risico’s vanaf het moment dat de goederen de fabriek of het magazijn van de verkoper verlaten.
FREE WHITEPAPER
Verlaag Total Cost of Ownership (TCO) met de Kraljic Matrix
Verschillende soorten transport
De gekozen Incoterms moeten ook aansluiten bij de gebruikte transportsoort. Voor transport over water zijn er Incoterms zoals FOB (Free on Board) en CFR (Cost and Freight), die bij uitstek geschikt zijn voor vervoer over zee. Bij CIF is de verkoper verantwoordelijk voor de kosten en verzekering tot de goederen de haven van bestemming bereiken, maar draagt de koper het risico zodra de goederen aan boord van het schip zijn.
Voor multimodaal transport, waarbij meerdere vormen van transport worden gecombineerd, zijn andere Incoterms, zoals CIP (Carriage and Insurance Paid To) en CPT (Carriage Paid To) soms effectiever, omdat deze de verantwoordelijkheid voor transport en verzekering tot een specifieke locatie in het land van bestemming vastleggen. Bij DDP (Delivered Duty Paid) is de verkoper verantwoordelijk voor alle kosten tot aan de levering van de goederen op de exacte locatie van de koper, inclusief invoerrechten en lokale kosten. Dit biedt de koper het voordeel van een vast kostenplaatje zonder onverwachte verrassingen. De Incoterm DAP (Delivered At Place) betekent dat de verkoper verantwoordelijk is voor het transport van de goederen tot een specifieke locatie, terwijl de koper verantwoordelijk is voor de invoerrechten en verdere lokale kosten.
Heldere afspraken en communicatie
Een heldere communicatie tussen koper en verkoper is altijd essentieel. Onvolledige of verkeerde informatie kan leiden tot hoge extra kosten en vertragingen. Het gebruik van Incoterms helpt om deze communicatie te stroomlijnen door te voorzien in gestandaardiseerde bepalingen en duidelijke afspraken.
Wijzigingen van de Incoterms
Het is belangrijk om bekend te zijn met de nieuwste versie van de Incoterms, aangezien deze periodiek worden bijgewerkt door de International Chamber of Commerce (ICC). In de laatste versie, de Incoterms 2020, is een aantal belangrijke veranderingen doorgevoerd. Inkopers en supply chain specialisten moeten altijd zorgen dat zij de nieuwste versie gebruiken.
Free whitepaper
Project Procurement in the Machine Building Sector
Verschil tussen een soepele transactie en een logistieke nachtmerrie
Het kiezen van de juiste Incoterms kan het verschil betekenen tussen een soepele transactie en een logistieke nachtmerrie. Hieronder bespreken we de belangrijkste factoren waar je op moet letten bij het selecteren van de juiste Incoterms bij een internationale handelstransactie.
Praktisch voorbeeld van de Incoterms
Laten we eens een praktisch voorbeeld geven van de impact van de verschillende Incoterms. Stel dat je een zending goederen van China naar Nederland wil importeren. Bij het gebruik van de Incoterm DDP (Delivered Duty Paid) is de verkoper verantwoordelijk voor alle kosten en risico’s tot aan de uiteindelijke levering bij jouw magazijn, inclusief invoerrechten en lokale belastingen. Hierdoor weet je vooraf precies wat de kosten zijn. DDP brengt wel een zware verantwoordelijkheid voor de verkoper met zich mee.
Als je daarentegen de Incoterm FCA (Free Carrier) zou kiezen, is de verkoper verantwoordelijk voor het leveren van de goederen aan een door de koper aangewezen vervoerder op een bepaalde locatie, waarna alle verdere kosten en risico’s voor de koper zijn. Dit kan gunstig zijn voor kopers die meer controle wensen over het transportproces en de bijbehorende kosten.
Ongeacht de gekozen Inco-term geldt dat onvolledige of verkeerde informatie kan leiden tot vertragingen en extra kosten. Zorg dus dat beide partijen goed begrijpen wat de gekozen Incoterm allemaal inhoudt. Dit helpt om een efficiënte en probleemloze levering van goederen te garanderen en voorkomt juridische geschillen als gevolg van misverstanden of gebrekkige communicatie.
Xentys: de specialist in inkoopexpertise
Bij Xentys begrijpen we de complexiteit en de belangrijke rol van Incoterms in de internationale handel als geen ander. Wij zijn al sinds 2010 gespecialiseerd in recruitment voor inkoop en supply chain functies in de industrie, de offshore en de bouw. Wij hebben diepgaande kennis van en ervaring in deze disciplines en de betreffende arbeidsmarkten, en werken voor grote opdrachtgevers.
Bij ons vind je dan ook altijd interessante vacatures met salarissen van EUR 60.000 plus. Per maand komen er soms wel 5-10 nieuwe functies bij en sommige daarvan zijn niet op een job board te vinden. Wij zijn voortdurend op zoek naar getalenteerde professionals voor onze vacatures en voor opname in onze database met inkoopspecialisten en supply chain professionals. Via Xentys vind je mooie kansen om je vaardigheden verder te ontwikkelen en een waardevolle bijdrage te leveren in leuke bedrijven. Ben je na het lezen van dit artikel nieuwsgierig geworden, check dan onze vacaturepagina of neem contact met ons op. Wij horen graag van je!
