Het 'van Weele' inkoopproces in vogelvlucht.
Bovenstaande weergave van de inkoopprocesgang is de meest bekende vorm zoals Arjan van Weele die heeft weergegeven. Hierna zullen we er in meer detail op ingaan.
Het 'van Weele' inkoopproces in meer detail.
Waarom de inkoopprocessen beschrijven? Om de inkoop activiteiten zodanig te organiseren dat deze effectief en efficiënt zijn en voldoen aan de verwachtingen van de eigen organisatie.
Strategische inkoop
Het strategische inkoopproces is de basis van alle onderliggende activiteiten op inkoopgebied. Het is gericht op het bepalen van de inkoopstrategie voor de organisatie, voor individuele commodities/categorieën en op het vaststellen van het inkoopbeleid. Hierbij wordt o.m. gebruik gemaakt van de Kraljic matrix. Het inkoopbeleid is gericht op functies, verantwoordelijkheden, authorisatie niveaus, etc. Gewoonlijk is deze strategie vastgelegd in een (meerjaren) plan. De inkoopstrategie is dus bepalend voor de onderliggende (tactische en operationele) inkoopprocessen.
Tactische inkoop
Het tactische inkoopproces kan onderverdeeld worden in twee hoofdonderdelen: initiële inkoop en leveranciersmanagement.
Initiële inkoop
Het initiële inkoop proces is gericht op het vinden, selecteren en contracteren van leveranciers die voldoen aan de langere termijn behoeften van de organisatie. Dit is een grondig proces dat een behoorlijke inspanning vergt en zal dus alleen toegepast worden als er voldoende gebruik van het resulterende contract gemaakt zal worden. In die zin is het ook van belang om de interne stakeholders mee te nemen in dit proces zodat gewaarborgd is dat het contract ook inderdaad gebruikt zal worden.
De stappen in dit proces zijn aangegeven in het schema hierboven.
1. Behoefte/idee
Ieder inkoopproces start met een behoefte (die het gevolg kan zijn van een idee).
2. Specificeren
Bij het bepalen van de behoeften van de organisatie met betrekking tot een in te kopen product of dienst wordt begonnen met het vaststellen van de eisen en wensen aan de dienst of het produkt zelf. Hierbij moet goed nagedacht worden in welke mate een produkt technische dan wel functionele specificaties moet krijgen. In deze fase zal ook bepaald moeten worden welke de overige eisen zijn aan het produkt of de dienst: qua logistiek, prijsstelling, onderhoud, aantallen, budgetten, etc.
FREE WHITEPAPER
Verlaag Total Cost of Ownership (TCO) met de Kraljic Matrix
3. Make/buy
Vervolgens zal de vraag gesteld moeten worden: gaan we dit produkt of deze dienst zelf leveren of gaan we het inkopen. Vaak is deze vraag snel beantwoord met “we gaan inkopen”, maar soms (denk bijv. aan de uitbesteding van taken) kan de discussie hierover zelfs enige jaren vergen.
4. Zoeken van leveranciers
In deze fase worden potentiële leveranciers op alle mogelijke manieren gezocht, door de vraag te stellen: voldoen bestaande leveranciers?, maar ook door beursbezoeken, door te googlen, door navraag bij bekende leveranciers te doen, etc.
Dit leidt tot een ‘long list’ van potentiële (gevonden) leveranciers.
5. Selecteren
In deze fase worden de gevonden leveranciers gekwalificeerd en word(t)en de meest geschikte/juiste leverancier(s) geselecteerd. De eerste stap in dit selectieproces is dat de ‘long list’ met gevonden en potentieel interessante, leveranciers een zogeheten RfI (Request for Information) ontvangt. Dit betreft een aantal ‘knock-out’ vragen waarmee de long list terug te brengen is tot een ‘short list’. Deze short list met leveranciers (gewoonlijk max. 5 à 6 leveranciers) ontvangen vervolgens een offerteaanvraag (ook wel RfQ, Request for Quotation of RfP, Request for Proposal) genaamd.
Deze offerteaanvraag is in principe de basis voor het uiteindelijke contract en zal daarom alle voorwaarden die in eerdere fasen zijn vastgesteld, moeten bevatten. En zal dus veel aandacht vereisen.
De ontvangen offertes worden beoordeeld door een team van verschillende functionarissen die samen alle benodigde kennis inbrengen.
Er volgt nu een nieuwe short list met leveranciers, die vervolgens mogelijk geauditeerd worden door verschillende functionarissen (o.m. QA en Inkoop) van de eigen organisatie om na te gaan of het bedrijf inderdaad over alle vereiste kwaliteiten beschikt. Denk aan machines, processen, afdelingen, kwaliteit en niveau van de medewerkers, financiële situatie, organisatievorm. Om de risico’s in te schatten die gemoeid zijn met een eventuele samenwerking met de betreffende leverancier.
6. Contracteren
Gewoonlijk wordt met één leverancier onderhandeld over de voorwaarden van het contract. Afhankelijk van de kwaliteit van de voorbereiding door inkoop (lees: het hele proces hiervoor) en de importantie van het product/dienst en daarmee van de leverancier kan dit korter dan wel langer duren.
Leveranciersmanagement
Na de initiële fase volgt de leveranciersmanagement fase. Deze begint met de implementatie van het contract in de hele organisatie (alle afdelingen en personen die met het contract te maken krijgen), bijv. de Business Unit, productie, planning, de business, R&D/engineering, etc..
In de Leveranciersmanagement fase worden de leveranciersprestaties nauwgezet gemonitord en besproken met de leverancier, vinden contract heronderhandelingen plaats, wordt de relatie beheerd en zo mogelijk versterkt. Totdat het contract (lees: de dienst of het produkt waarvoor het contract is opgesteld) niet langer nodig is en het contract wordt beëindigd.
Operationele inkoop
Op basis van de contracten die zijn afgesloten met leveranciers, vindt vervolgens het operationeel inkoopproces plaats.
Dit proces start met de interne aanvraag (een afdeling geeft aan de inkoop afdeling aan dat men iets wenst aan te schaffen, incl. specificatie). Deze aanvraag wordt door inkoop (of als dit proces geautomatiseerd is, in een ERP systeem) omgezet in een bestelling (Purchase Order of PO) welke geauthoriseerd moet worden door de budgethouder(s), waarna inkoop moet zorg dragen voor levering door de leveranciers conform de gemaakte afspraken qua tijd, aantal, kosten, kwaliteit, gevolgd door het “3-way matchen” van ontvangen facturen met de ontvangen levering en met de bestelling/PO.
Naast dit operationele inkoopproces zullen er ook door ‘de business’ aanvragen gedaan worden waar geen leverancierscontract voor aanwezig is. Indien de financiële waarde van de aanvraag beneden de ‘authorisatiegrens’ van de operationeel inkoper ligt, kan deze zelf leveranciers zoeken, offertes opvragen en daarover onderhandelen. De definitieve (en uit onderhandelde) offerte, waarvoor de aanvrager akkoord heeft gegeven, plus de inkoopvoorwaarden van de eigen organisatie, zijn vervolgens de basis voor een PO. Hierna volgt hetzelfde proces als eerder beschreven.
Hoe draagt Van Weele's inkoopproces bij aan een professionele inkoopafdeling?
Het is goed te realiseren dat de inkoop van een organisatie tenminste 20% van de omzet uit maakt (diensten leveranciers), in de industrie gemiddeld ca. 60% is en in de handel kan oplopen tot 95%. Hiermee is de impact van effectieve inkoop wel voldoende inzichtelijk gemaakt.
Door de systematische aanpak van het van Weele inkoopproces los te laten op de eigen organisatie en dus specifiek te maken voor de eigen organisatie, kan een inkoopafdeling alle aspecten van de inkoop van de eigen organisatie effectief beheren en daarmee de rol innemen die het, gezien het belang van inkoop voor de organisatie, ook moet hebben.
FREE WHITEPAPER
How to Make a Category Plan
De 5 voordelen van een professioneel inkoopproces
- Het optimaliseren van het inkoopproces zal leiden tot meer efficiëntie en daardoor lagere kosten van het inkoopproces zelf.
- Organisaties zullen betere kwaliteit krijgen tegen lagere kosten.
- Een gestroomlijnd inkoopproces leidt tot heldere afspraken tussen kopers en leveranciers, zodat beide op de hoogte zijn van de voorwaarden van de deal. Dit verlaagt de kans op “gedoe” in de samenwerking en verlaagt daarmee de kosten van de samenwerking.
- Een goed inkoopproces brengt de risico’s van een aankoopbeslissing in kaart voordat deze beslissing genomen wordt en deze daarmee tot een minimum beperken.
- Met dit inkoopproces kunnen relaties met leveranciers effectief beheerd worden, de juiste energie gestoken worden in een leveranciersrelatie en daar waar zinvol leveranciersrelaties verder ontwikkeld worden.
Over de auteur van het inkoopmodel ‘van Weele’
Prof. dr. A.J. van Weele is een toonaangevend docent en adviseur binnen de inkoopwereld. Arjan van Weele is op dit gebied actief sinds 1989 en uitgegroeid tot een van de meest gerespecteerde en gewilde inkoopexperts ter wereld. Zijn eerste positie op dit vlak was als partner en consultant bij de Holland Consulting Group. A.J. van Weele heeft zijn diepgaande kennis van inkoopprocessen, leveranciersmanagement en kostenoptimalisatie in vele boeken en publicaties beschreven en heeft talloze organisaties geholpen inkoopprocessen te verbeteren en de winstgevendheid te vergroten.
A.J. van Weele is onder meer auteur van boeken en artikelen op gebied van inkooptheorie, inkoopprocessen, leveranciersmanagement en kostenoptimalisatie. Eén van A.J. van Weele’s meest populaire boeken is “Inkoop in strategisch perspectief”, met als mede-auteurs Jordie van Berkel-Schoonen en Gert Walhof. Dit boek gaat o.m. in op het inkoopproces van Van Weele, het identificeren van nieuwe leveranciers, het onderhandelen over contracten, het beheren en behouden van leveranciersrelaties en kostenoptimalisatie. Daarnaast omvat het boek case studies van bedrijven die het inkoopproces van van Weele succesvol hebben geïmplementeerd. Daarnaast heeft Dhr. A.J. van Weele (Prof. Dr.) een ruime hoeveelheid artikelen gepubliceerd in bekende vakbladen zoals ‘Supply Chain Management Review’ en ‘The Journal of Supply Chain Management’.
