Inhoudsopgave
Wat is integrale kostenreductie?
Strategische kostenbesparing is een cruciaal onderwerp voor elke inkooporganisatie. Doel is dat de organisatie het maximale rendement uit haar activa kan halen. Maar wat betekent kostenreductie?
Integrale kostenvermindering kijkt naar alle facetten van het bedrijf. Het omvat:
Het ontleden en verbeteren van de eigen (bedrijfs)processen.
Je zoekt en vindt methoden om de efficiëntie te verhogen. Denk hierbij aan het stroomlijnen van activiteiten of het automatiseren van taken.
Het verlagen van de kosten in de gehele toeleveringsketen.
Simpele voorbeelden zijn om goederen direct in de juiste verpakking te ontvangen of op de juiste pallets te ontvangen, zodat herverpakking of herpalletiseren niet langer nodig zijn.
FREE WHITEPAPER
Verlaag Total Cost of Ownership (TCO) met de Kraljic Matrix
Het vermijden van kosten.
Bijv. in de vorm van het voorkomen van prijsverhogingen door leveranciers
Het onderhandelen met (toe)leveranciers om tot een zo gunstige mogelijk kostenniveau (TCO) te komen.
TCO staat voor Total Cost of Ownership: de totale kostprijs van de samenwerking gedurende de levensduur van die samenwerking. Bij xentys helpen wij je graag om strategische kostenreductie te bereiken.
De vijf succesfactoren voor strategische kostenvermindering op een rijtje:
1. Maak allereerst een grondige kostenanalyse.
Hierin worden verschillende kostenposten gekenmerkt, gesorteerd op hun aanwezigheid, de bronnen van de kosten vastgesteld en tactieken ontwikkeld om (met als doel) de uiteindelijke kosten te verlagen. Een kostenanalyse verschillende niveaus worden uitgevoerd, zoals op afdelingsniveau, productniveau of op bedrijfsniveau. Het doel van een kostenevaluatie is inzicht krijgen in de kostenstructuur van het bedrijf of de organisatie en zo de kosten te verlagen en de efficiëntie van de organisatie te verhogen. De besparingsmogelijkheden binnen een organisatie worden in dit stadium vastgesteld.
2. Implementeer processen en een cultuur voor continue verbetering.
Hiermee elimineer je verspilling, afkeur en inefficiënties binnen jouw organisatie. Denk hierbij aan processen als Lean Six Sigma en Total Quality Management (TQM) om efficiënter te werken en verspilling tegen te gaan. Het doel is de activiteiten voortdurend te stroomlijnen.
- Lean Six Sigma is een aanpak gericht op het elimineren van verspilling en afkeur en het verhogen van de efficiëntie. Het omvat bijvoorbeeld methoden om overproductie, wachttijden, overbodige bewegingen van medewerkers of goederen en onnodige informatie verplaatsing tegen te gaan. Het zorgt dat een organisatie geld bespaart en tegelijkertijd de kwaliteit van producten en diensten verbetert.
- TQM (Total Quality Management) is een aanpak om de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren door voortdurende verbetering van procedures. Dit omvat verlaging van de kosten, verbetering van de klanttevredenheid, vermindering van het aantal klantklachten, verlaging van garantieclaims, verlaging van omwerkkosten, etc.
Met een juiste aanpak kan de organisatie zijn kosten verminderen door de efficiëntie van de logistieke keten te verbeteren.
Free whitepaper
Project Procurement in the Machine Building Sector
3. Uitbesteden (outsourcing) van werkzaamheden
Iedereen kent de term outsourcing ongetwijfeld, maar denkt hoogstwaarschijnlijk dat dit over kostenreductie gaat. Dat is niet geheel juist, want outsourcing draait ook om het verhogen van de efficiëntie om zo een betere kwaliteit te kunnen bieden aan klanten. Wellicht is het zelfs vereist om extra investeringen te doen, maar op den duur kan de organisatie hier veel profijt van hebben. Maar hoe bepaal je welke activiteit moeten worden uitbesteed?
Er zijn 5 factoren om in overweging te nemen:
Core-competenties
Het draait hier om de vraag ‘Welke core-competenties bepalen het succes en de toekomst van de organisatie?’ Core-competenties dragen bij aan de unieke waardepropositie en zijn van belang voor de concurrentiepositie. Deze activiteiten wil je dus niet uitbesteden. De overige activiteiten kunnen mogelijk wel worden uitbesteed. Daarbij is ook van belang of er marktpartijen zijn die de non-core competentie kan overnemen tegen interessante voorwaarden.
Complexe activiteiten
Het uitbesteden van complexe activiteiten kan mogelijke oplossingen bieden aan de organisatie. Denk hierbij aan specialisten op bijvoorbeeld IT of fiscale aangelegenheden, die betere oplossingen kunnen bieden.
Volume activiteiten
Voor volume activiteiten zijn vaak aanzienlijke middelen en tijd nodig zijn. Wanneer deze activiteiten niet vallen onder de core-competenties van de organisatie, is het wellicht verstandig om te focussen op belangrijker taken. Voorbeelden zijn gegevensinvoer, koude acquisitie.
Activiteiten met hoge kosten
Activiteiten die hoge kosten met zich meebrengen kunnen wellicht beter worden uitbesteed aan leveranciers die een meer duurzame oplossing kunnen bieden of de schaarse expertise in huis hebben. Denk bijvoorbeeld aan catering of gebouwonderhoud.
Activiteiten met specifieke regelgeving
Ook hier geldt dat er een goed aanbod aan specialisten op ‘de markt’ te vinden is. Het is daarom soms verstandiger om specialisten in te schakelen als het een non-core competentie betreft. Maar, outsourcing kan ook risico’s meebrengen.
Kies dan voor een hybride aanpak, waarbij een deel van de expertise binnenshuis blijft
4. Automatisering implementeren
Er zijn steeds meer processen die (tenminste deels) geautomatiseerd kunnen worden. Blijf daarom op de hoogte van de ontwikkelingen op dit vlak. Denk hierbij aan het automatiseren van productie, back-office werk, bedrijfsprocessen of digitalisatie van de administratie.
5. Creëer een cultuur van kostenbewustzijn
Cultuurverandering is gedragsverandering en dat heeft tijd nodig. Stappen die bijdragen aan deze verandering zijn:
- Communiceer het belang van kostenbewustzijn met uw medewerkers.
- Zorg voor transparantie. Het is namelijk belangrijk dat uw medewerkers weten hoe de kosten van de organisatie zich verhouden tot de inkomsten.
- Integreer kostenbewustzijn in de dagelijkse activiteiten van uw organisatie.
- Beloon of erken medewerkers die bijdragen aan kostenreductie.
- Gebruik de nodige technologie en tooling om kosten (voor iedereen) inzichtelijk te maken.
- Stel een team verantwoordelijk voor het identificeren en implementeren van kostenreductie strategieën.
Strategische kostenreductie binnen een afzienbare tijd?
Helaas is dat vrijwel onmogelijk. Zoals wij eerder schreven in dit artikel is strategische kostenreductie een continue proces. Het proces (of beter gezegd: ‘de ‘weg’) vereist continue evaluatie en bijsturing. Het is een nooit aflatend proces, waarbij continu ook mogeliojkheden voor verbetering gevonden en geïmplementeerd kunnen worden.
